自社ビルを運用するときに自分で管理をする方法と管理会社に頼る方法があります。どちらにせよ大事なのはご自分のビルをどのようにしたいか、どのようなテナントを入居させたいか、明確なイメージを持つ事です。収益を上げる事だけを考えて、管理費を削減していくと建物・設備が劣化していき、空きが出てもテナントが入らないという悪循環に陥る危険性があります。そこで、ご自分で管理をするときのポイントのいくつかをご紹介します。

賃料滞納リスクを回避して収益を上げる

自分でビルを自主管理するときにはいくつかのメリットとリスクがあるので知っておくことが重要です。基本的に管理会社に作業を委託すると費用がかかります。自分でビルを管理する場合は管理会社を頼らないので委託料などがかかりません。そのため物件の収益が上がるのがメリットです。またオーナーとして経験を積めるので管理スキルを向上させる事ができるのが強みです。デメリットとして挙げられるのは入居審査と賃料回収ですが、反社会的勢力か否か、過去に事故歴が無いか、は保証会社を利用すればわかりますし、財務内容が基準以下の場合は保証会社は保証をつけられませんので、保証会社の回答をもって一次審査とすることができます。賃料回収は賃貸借契約時に保証会社を利用することで滞納リスクは回避できます。

ビルは多くのテナントが利用します。ビルの第一印象はエントランス・共用部で決まります。共用部の清掃は重要です。清掃が行き届いていないビルに事務所を持とうと思うでしょうか。また、設備の不具合が発生した場合やクレームの処理です。トラブルやクレームがいつくるかわからないから自分では、と考える方が多いと思いますが、テナントが一番我慢できない不具合は空調のトラブルと言われています。清掃・電気・空調・給排水設備のメンテナンスをしっかりしておけば、クレームがいつ来るかわからない状態は回避できますし、万一の場合の緊急連絡先を確保しておけば安心です。

ビルを経営するときにちょっと気になるのが共用部分の掃除などです。基本的にビルの共用部分は入居者全員が使うので定期的に掃除などをしていないと汚れてしまいます。汚れたまま放っておくと見た目が汚くなってしまうので入居者から不満が出てしまうでしょう。自分でビルを管理しているからと言っても、全て自分で行う必要はありません。清掃も小規模なビルならそれほどの負担は無いかと思いがちですが、実際にやってみると結構手間や時間もかかりますし、体力も必要です。専門の業者に依頼するのも一つの方法です、但し、清掃程個人差が出るものは無く、清掃をする人の意識が如実に反映されます、また、人は本質的に怠惰な生き物で無意識に清掃範囲が狭まり、四角い部屋を丸く掃く状態に陥りがちですので、任せたから大丈夫とは思わずに定期的なチェックが必要です。

ビルは安全性を保つために定期的な修繕を行わないといけません。外壁や防水は10年、ポンプ類は5年から10年程で修繕が必要となります。定期的に見廻って、目視や異音を確認した際にこまめに修繕や部品交換を行えば寿命が延び、修繕費用が抑えられます。修繕時は2社以上から相見積を取得して比較検討する事が必要です。設備の部品交換はその設備を製造したメーカーに依頼するのが安価となります。部品を交換すれば直るのに、機械全体を交換しなければ、という会社も少なくありません。但し、何でも事前に確認しておけば故障が発生しないかというと、そうでもありません。基盤等電子部品は落雷や過電流で突発的に故障する事があります。その設備に応じて事前予防か事後対処かに分けて、修繕計画を作成する事が重要です。

昨今は気象の変動が多く、気象変動リスクは損害保険で抑えましょう。火災保険や施設賠償責任保険を活用して思わぬ出費を回避する事も重要です。

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